Automatische Datenerfassung wird für Unternehmen immer wichtiger

Der Besuch in einem Archiv würde manchen Besucher überraschen. Nicht immer sind dort nämlich hunderte von Aktenregalen nebeneinander gestellt. Oft sind die wichtigsten Unterlagen bereits elektronisch erfasst und das hat auch seinen Grund. Zahlreiche Bespiele der Vergangenheit zeigen, dass man Dokumente nicht nur aus Gründen der Sicherheit im Duplikat bereit halten sollte, sondern dass die moderne Bürokommunikation durch die automatische Datenerfassung nicht behindert und verlangsamt, sondern beschleunigt und effizienter gestaltet wird.

Natürlich bedeutet eine Umstellung auf ein elektronisches System auch eine Schulung in Form der neuen Datenerfassungsmöglichkeiten. Moderne Büroarbeit ist aber schon lange nicht mehr mit Schreibmaschine oder Bleistift, sondern schon jetzt mit High Tech und modernster Elektronik verbunden. Die automatisierte Datenerfassung von Dokumenten zum Beispiel dient nicht nur der schlichten Einarbeitung von Dokumenten in elektronischer Form.

Moderne Systeme zur automatischen Datenerfassung bieten weit mehr. So können die Daten nach verschiedenen Optionen automatisch abgelegt und gespeichert werden. Es lassen sich Querverbindungen automatisch konfigurieren und Textbausteine ein- und umarbeiten. Diese Form der Datenerfassung ist vor allem in den letzten Jahren in Unternehmen eingeführt worden, wo Brief- und Schriftverkehr mit Kunden, Partnern und Behörden einen großen Kommunikationsanteil ausmachen.
Versicherungen beispielsweise nutzen die Möglichkeiten der automatisierten Datenerfassung schon seit Jahren um die Abrechnungs- und Bearbeitungszeiten bei internen Prozessen zu reduzieren. Dazu kommt aber auch, dass ein Briefstück dann nicht durch Abteilungen sozusagen „hindurch“ gereicht werden muss, sondern der Sachbearbeiter genau wie der Kundenbetreuer, je nach Freigabestatus auf verschiedene Vertraulichkeitsstufen, schnellen Zugriff auf Leistungs- oder Abrechnungsanfragen hat. Damit werden nicht nur Nachfragen von Kunden schneller beantwortet, denn jeder Mitarbeiter kann sich so ja schnell in einen Vorgang einlesen, sondern auch die innerbetrieblichen Abläufe werden beschleunigt und effizienter gestaltet.

Die Vorteile liegen damit klar auf der Hand und lassen sich schlussendlich auf die Formel schnell, effektiv und sicher zusammenbringen. Denn Dokumentenverwaltung mit Archivar und Findliste ist im 21. Jahrhundert keine sinnvolle Methode mehr um eine Kundenanfrage schnell und gesichert zu beantworten. Vielmehr bieten sich eben solche elektronischen Systeme und Helfer zur Arbeitserleichterung und Präzisierung an und bilden damit eine logische Verbindung zwischen Synergieausnutzung und Optimierung inner- und außerbetrieblicher Abläufe.